*Minu blogimise-kirjutamise alased sissekanded on eelkõige suunatud neile, kes saavad oma tööd teha seal, kus soovivad- kasvõi oma kodu rõdul või suvila aias võrkkiiges kiikudes. Küll aga on neid, kellel sellist luksust pole (või ei soovigi). Seega on järgnev sissekanne suunatud peamiselt neile, kel igapäevaselt avatud kontoris töötamisega silmistsi seista tuleb.
Eestis on avatud kontor muutunud viimase paarikümne aasta jooksul ülimalt populaarseks. Tihti seostatakse seda parema meeskonnatööga, produktiivsema ja loovama töökeskkonnaga. Vähesed teavad, et avatud kontori taga on tegelikult 19nda sajandi arhitektuuriline revolutsioon, kus järsku sai hooneid tänu uudsetele raudkonstruktsioonidele ehitada ilma vaheseinteta. Seda tervitasid rõõmsalt kõik toonased büroojuhid, kes said nüüd tehastes edukalt toiminud „tootmisliinid“ ehitada ka kontorisse – rohkem töötajaid mahtus väiksemale pinnale ja paranes ülevaade töö tempost.
Ilmselt oligi tol hetkel tegu revolutsioonilise ideega ja toimis edukalt seni, kuni töö efektiivsus tõesti sõltus sellest, kui intensiivselt töötaja „näis“ tööd tegevat. Ent niipea, kui nõuda töötajalt mõtlemist, individuaalset tööpanust ja suhtlemist, hakkab avatud kontori sõjaväeline rivikord pigem segama. Sajanditagune kontorirott pidi kummarduma oma kausta kohale ja kohusetundlikult kirjutama. Omavaheline suhtlemine, helistamine, klientidega kohtumine, isiklike asjade ajamine või meelelahutuse tarbimine töö ajal – kõik see ei tulnud kõne allagi. Tänapäeval on lugu teistsugune ja me peame endalt küsima, et kas efektiivsele pinnakasutusele orienteeritud 150-aasta tagune töökorraldus on tänapäeval parim?
Londoni Ülikooli Kolledži teadlased uurisid 20 000 avatud kontori töötajat, kellest 56% kaebasid privaatsuse puudumise üle, 55% kehva ruumi temperatuuri üle ja 60% vaikse koha puudumise üle. Halba planeeringut süüdistatakse ka avatud kontori 20%ses produktiivsuse languses. Kolleegide lähedus teeb küll lihtsamaks spontaansete lühikoosolekute pidamise, kuid lisab pideva katkestuste, müra, teiste vestluste ja ebakindluse fooni. See ei tähenda, et avatud kontor üldse ei toimi! Kindlasti toimib, kui see on korralikult läbi mõeldud ja planeeritud lähtuvalt konkreetse organisatsiooni tööprotsessist. Mida siis avatud kontoris töö korraldamisel silmas pidada?
Eelkõige tuleb kontori planeeringul lähtuda organisatsiooni ülesehitusest ja loobuda vanamoodsast töölaudade ridadest. Tunduvalt paremini toimivad “saarekesed”, mis koondavad ühe osakonna või üksuse ning on teistest eraldatud taimede, väiksemate vaheseinade, koridoride või muude eraldajatega. Kindlasti ei tohi avatud kontori puhul võimaldada kabinette juhtidele, sest siis tekkib mulje, nagu on hästi töötamise autasuks eraldatus ja nn “musta töö tegijatele” polegi seinu vaja. Avatud kontor töötab kõige paremini siis, kui ka ülemused on teistega koos ja kasutavad avatust aktiivselt töötajate innustamiseks ja eeskuju näitamiseks.
*Minul on enda kogemustest kaks avatud kontoris töötamist olemas. No ühes, Belfastis IT-alase töö puhul, ei olnud mingeid paindlikke töötegemise võimalusi olemas, seega ma praegu seda üldse ei kommenteeriks. Esimene avatud kontori kogemus oli mul siis, kui veel Pärnu Konverentsides töötasin. Müügiosakond oli suure ruumi kõige lõpus, oma nurgakeses ja selline väike eraldatus oli tore, sest kummalisel kombel kippusime me alati need “mustad lambad” olema, kes teistega tüli kiskusid. Ja vist üle keskmise lärmakamad olime me ka (lisaks telefonikõnedele meeldis meile ka omavahel suhelda). Nüüd, vaadates neid “hea töökeskkonna punkte” saan aru, et üks korralik töötamine vajab nagu munade hauduminegi, vaikust ja rahu. Ju on lihtsalt minu omapäraks saanud töötamine mingi taustaheli saatel (tavaliselt on selleks muusika, kui oma kirjutamistööd teen).
Avatud töökeskkonnas peab eraldi pöörama tähelepanu müra ja katkestuste vähendamisele. Tõsised ajaraiskajad on selja taga töötav koopia- või faksimasin, kõrvalt mööduv tihedasti kasutatav vahekäik, välisuks, kohvimasin või WC – kõik tüüpilised segavaid helisid tekitavad olukorrad, mida pole võimalik vältida ja mida on ülimalt raske mitte tähele panna.
Mida saaks veel ära teha? Me teame, et mõtlemist ja kontsentratsiooni nõudvate tööde jaoks on päevas vaja eraldi aega. Mõistlik oleks viia organisatsioonis sisse nn “vaikne tund”. Vaikne tund on näiteks 11:00-12:00 vahemik, kus kõik lepivad kokku, et proovitakse teha nii vähe müra kui võimalik. Sel ajal ei sooritata väljaminevaid telefonikõnesid (kui võimalik), ei minda tülitama kolleegi, keerulisemad vestlused peetakse koridoris või koosolekuruumis. Nüüd, kui kõik teavad, et vaiksel tunnil katkestatakse neid vähem, saavad nad vajadusel planeerida selleks ajaks tähelepanu ja vaikust nõudvaid töid.
*Mina olin müügiassistent ning meie nurgakeses ei saanud “vaikset tundi” eriti praktiseerida. Kliendihaldurid pidid kogu aeg klientidele helistama ja nende graafik oli üsna tihe, et sinna üks vaikne tunnike mahutada.
Parimates avatud kontorites on töökohtadele lisaks ka mitmeid koosolekuruume, nurgataguseid, kohvinurki ja diivaneid, kuhu saab mingil hetkel võtta kaasa oma sülearvuti ja eralduda rahulikult tööd tegema. Veelgi paremini läbimõeldud kontoris on eraldi „raamatukogu tuba“. Ma nimetan seda raamatukogu toaks, kuna raamatukogus töötades ei tohi kasutada telefoni, ei tohi kõva häälega jutustada ja peab austama teiste soovi privaatsusele. Siia saab jälle eralduda see töötaja, kes peab tunnikese tegelema ülimat vaimset pingutust nõudva üleandega. Olgem ausad – avatud kontor iseenesest ei ole halb, me lihtsalt ei saa seda päev otsa endale lubada!
*Jällegi sama teema- müügiosakonna inimesed oma laua tagant lahkuda ei saanud, sest üks peamisi töövahendeid oli lauatelefon.
Üks hädine privaatsust pakkuv tüüplahendus on “kuubikute” tekitamine, kus töötaja ümbritsetakse madalate ja teisaldatavate seintega. See 100 aastat vana võte ei tekita tegelikult rohkem privaatsust ega kontrolli enda keskkonna üle. Pigem vähendab see päevavalgust, tekitab klaustrofoobiat ja likvideerib needki vähesed avatud kontori eelised, mis on seotud meeskonna ja avara ruumiga. Küll on aga õige see, et mõistlik oleks vähendada kontoris tekkida võivat silmsidet kolleegiga. Uuringud näitavad, et silmside tekkimine on üks ajend spontaanseks ajaraiskajast vestluseks. Selle vastu aitab laua külge kinnitatav delikaatne sirm. Nii ei näe otse silmi tõstes teiste kolleegide nägusid, samas säilib avatud ruumist saadav lisaväärtus.
*Silmside mind ei sega, küll aga ärritab mind hirmsasti, kui keegi mu selja taga istub. Mul tekib siis kohe paanika, et see teine mu selja taga vaatab kogu aeg, mida ma teen ja kui juhtun töövälist asja (ja tõstku käsi, kes seda EI tee?) arvutist vaatama, siis on see kohe näha. Üldse tekib mul mingi kramp, kui keegi mu tegemist selja tagant jälgib. Kolleegidega suhtlemisel olen ma küll suht suur “segaja”, sest mulle on alati meeldinud mõte, et tööl ei käi sa ainult töö tegemise pärast, vaid ka kolleegidega suhtlemas. Ehk siis on ju suurepärane võimalus, kui kolleegid pole pelgalt töökaaslased, vaid sa saad nendega ka muud juttu ajada, kui ainult tööga seotud.
Päris hea ja kiiresti populaarsust koguv lahendus on kaugtöö. Kaugtöö võimaldab aeg-ajalt pääsu avatud kontori muredest ja töö saab tehtud kodus, kohvikus, teises kontoris, koosolekuruumis või õues kiiktoolis. Tänapäeval saavad ettevõtted üha rohkem aru sellest, et töötajate efektiivse tööaja graafikud on erinevad, samuti erinevad nende arusaamad privaatsusest, mürast või produktiivsest töökeskkonnast. Sestap on erisuste toetamine uus norm. Mitmetel kaugtööd toetavatel organisatsioonidel on kontoris töökohti näiteks ainult 30-50%le töötajatest – rohkem lihtsalt ühel ajal majja ei sattugi! Nii lahendatakse ka avatud kontorist tekkivad mured, kuna töötaja saab vastavalt käesolevale ülesandele valida endale sobiva töökeskkonna ja –meetodi.
*Kahe käega poolt! Seda siis juhul, kui ma peaks jälle mingil kummalisel kombel kontorisse tööle sattuma. 🙂
Kokkuvõtteks tasub pidada meeles, et üle-eelmisest sajandist pärit avatud kontor on kõigest üks paljudest töötegemise võimalustest, millel on omad head ja vead. Meie asi seda kasutada nii, et head saaks võimendatud ja vead vähendatud.
Kasutatud Ajajuhtimise artiklit.
