Eks ikka ole tunne, et mida rohkem töötad, seda rohkem ka tehtud saad. Aga vahel tasub aeg korraks maha võtta ning oma tegemised kriitilise pilguga üle vaadata. Siin 5 soovitust, mis aitavad oma päeva efektiivsemaks muuta ilma ületunde tegemata.
1. Limiteeri oma “to-do” nimekirja
Üheks võimaluseks on valida 1–3 tegevust oma “Kõige Olulisemad Asjad” (KOA) nimekirjast. Need on tegevused, mis sa kindlasti peaksid päeva jooksul ära tegema (tead küll neid kohustusi, mis hoiavad sind töö juures peale tööpäeva lõppu või lühendavad su niigi lühikest lõunapausi).
Tee need KOA nimekirjas olevad kohustused esimese asjana ära, kas kohe tööle jõudes või veel kodus olles. Kui sa jätad need hilisemaks ajaks, siis hakkab sul ühel hetkel väga kiire ning sul saab aeg otsa. Saa nende asjadega esmalt ühele poole ja su ülejäänud päev on palju lillelisem! Seejärel saad ette võtta juba vähemtähtsamad tegevused ja ilmselt tunned end nii palju produktiivsemana päeva lõpul.
Planeeeri oma tööpäeva eelmisel õhtul
Üheks nipiks oma “to-do” nimekirja lühendada, on kirjutada see juba eelmisel õhtul valmis. Tihti aitab see mõtetel maha rahuneda ning magama minnes ei tiirle su peas vaid töömõtted, mida kõike homme on vaja teha. Samuti ei pea sa hommikul aega raiskama oma “to-do” nimekirja koostamisel, vaid saad kohe alustada oma KOA nimekirjaga.
Keskendu vaid oma käesolevale päevale
Kirjuta üles vaid need tegevused, mis on seotud sinu tööga. Kui kirjutad kõik asjad, siis võib see jätta mulje, et sul on liiga palju teha, samas nii vähe aega. Ja stress on sellest kerge tulema.
Üheks lahenduseks sellele on teha suur nimekiri kõikidest asjadest, mis teha vaja, nii kodus kui tööl. Iga päev eemalda sealt paar asja oma “to-do” nimekirja. Nii on sul endiselt ülevaade asjadest, mis oma järge ootavad, midagi ei unune ära (see hirm on ju kogu aeg, nii kirjutadki kõik üles), aga saad rahulikumalt oma tegevustele keskenduda.
2. Mõõda oma tulemusi, mitte ajakulu
Peamiseks probleemiks miks me töötame rohkem, on mure, et aega on vähe ja niipalju on teha. Tegelikult soovitatakse rohkem keskenduda tehtule, mitte sellele, mis veel tegemata on või kui palju aega selleks kulus.
Kõlab kui mõistusega peituse mängimine, et ometi võib sellest nõust suurt abi saada. Nimelt kui keskendud vaid tulemustele, saad ka paremini aru, millele sinu aeg peamiselt kulub.
Kui sul on suur projekt ees, siis on tark see mitmeks väiksemaks osaks jagada. Näiteks blogi kirjutamise saab jagada kirjutamise, piltide lisamise, korrigeerimise etappideks.
Projekti väiksemateks osadeks jagamine aitab sul paremini silma peal hoida sellel, mis tehtud ja mis veel tegemata. Isegi, kui sellele kulub rohkem aega, on sul ülevaade parem ja siit ka enesetunne kindlam.
Samuti on võimalik igapäevaselt kirjutada üles see, mis sa päeva jooksul reaalselt ära teed ehk siis “done” nimekiri. Seda nimekirja pidades võid avastada üllatusega, kui palju rohkem motiveeritud sa oled tehes asju, mis tõepoolest olulised on ning sa näed, kui palju sa tõepoolest päeva jooksul ära teed.
3. Loo endale “tööks valmistumise” rutiin
Nagu eelnevalt juba kirjeldatud sai, kipume me muretsema rohkem ja tegema asju, mis vaid aega raiskavad. Ikka kehtib see ütlus, et “algul ei saa vedama, …”. Üheks võimaluseks on tekitada omale töö alustamise rutiinid, et oma keha ja mõistust töölainele lülitada. Selleks võib olla näiteks tassi kohvi joomine töölaua taga, samal ajal oma lemmiksaitide ja blogidele pilku visates. Kui kohv on joodud, siis on see ka märguanne, et tööaeg on alanud.
Veel võib aidata end töölainele paremini saada, kui istud oma töölaua taha, lülitad välja telefoni või paned selle lausa mujale, kergete harjutuste ja venituste tegemine, hommikusöögi söömine. Sul võiks ka olla oma töömeeleolu loomiseks sobiv muusikavalik, mille kuulamine annab ajule teada, et tööaeg on alanud.
Loo endale ka nädavahetuse rutiin
On ülimalt ahvatlev lasta end täielikult lõdvaks nädalavahetusel, ent see võib raskendada uue töönädala saabumisel end taas töölainele lülitamisel.
4. Hoia silm peal asjadel, mis su aega raiskavad
Kui sul on probleeme produktiivsusega, siis on tihti ahvatlus muuta oma rutiini või proovida uusi lahendusi ilma aru saamata, mis tegelikult valesti on. Esmaseks sammuks oma produktiivsuse suurendamiseks on aru saada neist toimingutest, mis peamiselt aega raiskavad. Et seda teada saada, jälgi igat liigutust, mida sa hommikul teed. Võid avastada, et kulutad liialt aega oma riiete valimisel, samas kui seda saaks teha juba eelmisel õhtul. Seejärel kaardista, kui palju aega sa selliste, esmapilgul süütute tegevuste peale kulutad. Vahest ka Facebook haarab sinu tähelepanu rohkem, kui vaja oleks…
Kui sa oled oma ajaraiskajad tuvastanud, siis saad hakata ka nende harjumuste muutmiseks midagi ette võtma. Näiteks hommikurutiin vaadata üle uudised ja blogid võib võtta liialt aega. Kui kohv on joodud, on ka aeg lõpetada.
5. Loo harjumused töö lõptamiseks
Kõlab kummaliselt, aga see harjumus võib samuti aidata. Paljud meist ei saa töötegemisega kuidagi pidama, kui sellega juba kord alustatud on. Tundub ju nii süütu harjumus teha veel tunnike tööd, kui juba hoos oled, võtta arvuti ette peale õhtusööki ja teha veel natuke enne magamaminekut. Halvim osa nende harjumuste puhul on see, et nii kaob ära KOA nimekirja mõte. Kui tead, et teed pärast tööd kauem, sisendad ka endale, et pole hullu, kui KOA on tegemata- küll ma pärast teen.
On mõned head nipid, kuidas end kodus töölainelt välja lülitada. Kui oled need enda jaoks avastanud saad aru, et parem ning produktiivsem on olulised asjad esmalt ära teha, kui hiljem pikemalt töötada.
Lõpeta siis, kui oled hoos
Parim viis lõpetada on alati siis, kui sul läheb hästi ja sa tead, mis edasi juhtub. Kui sa teed seda iga päev… siis sa ei jookse oma mõtetega kunagi umbe. — Ernest Hemingway
See on tuntuim soovitus kirjanikele, aga see sobib ka teiste ametite puhul. Paljud kirjanikud on öelnud, et jättes töö pooleli lause või peatüki keskel, siis aitab see järgmisel päeval palju kiiremini jätkata sealt, kus asi pooleli jäi.
Sa ei alusta ega lõpeta kirjutamist nii, et kõik saab lõplikult kirja pandud. Sest muidu võib tekkida küsimus, mis ma edasi teen? Sa sunnid end lõpetama ja sa kõnnid minema. Sest nii ei jõua sa ära oodata, millal saaad tagasi minna ja edasi kirjutada. — Roald Dahl
Sea endale kindel lõpetamise aeg
Sean Ogle on kirjutanud suurepärase artikli sellest. Temal on kindel töö lõpetamise aeg, mis on igal päeval lõuna ajal. Üsna karm, aga tema jaoks toimib. Üldiselt aga sobib enamikele meile siiski tööpäeva lõpu aeg, so kell 17 või 18.
Sean aga ärkab varakult üles, töötab 5–6 tundi kuni lõunani, kuid seejärel on ta väga karm iseenda suhtes töö lõpetamise osas:
“Ma tean, et keskpäevani on mu energiatase maksimaalne. Seejärel hakkab see aga langema ning siis on palju raskem keskenduda asjadele, mida ma ei taha teha. Seeega jälgin ma väga hoolikalt, et kõige olulisemad või raskemad asjad saaks esimesena tehtud.”
Teiseks võimaluseks oma tööaega limiteerida, on eemaldada oma laptopi aku juhe. Seega on sul aega senikaua, kuniks aku vastu peab ja tihti aitab see ülikiirelt vajalikud asjad tehtud saada.
Planeeri midagi peale tööd
Üheks ideeks Sean´i blogist on planeerida tegevusi peale tööd. Näiteks kohtumine sõpradega, see aitab ka töö lõpetamist saavutada, kui peaks kange tahtmine seda siiski teha olema.
Kui sinu eesmärgiks on lõpetada töö kell 17.00, siis aitab, kui broneerid omale aegsasti peale seda kohe õhtusöögi kuskil kenas kohas, kohvijoomise sõpradega või perekonnaga. Lubadused ning samamoodi ootused järgmiseks tegevuseks motiveerivad sind oma töö kellapealt lõpetama. Või isegi varem, kui tegu on pisut paindlikuma tegevusega, nt shoppamine või sõpradega kohtumine.
Kui sul on oma rutiinid, mis aitavad sul töömõtte välja lülitada, siis see aitab ka siis, kui sul on probleeme töö alustamisega. Tihti aitavad kerged füüsilised tegevused, näiteks tööle jalutamine on suurepärane viis end töölainele lülitamiseks. Või siis töölainelt vabaaja rezhiimile üleminekul, kui õhtul koju jalutada. Samuti aitab pea selgena hoida õhtune jalutuskäik enne magamaminekut, et uni oleks rahulikum ja järgmise päeva töömõtted aju ei koormaks.
Päeviku pidamine aitab samamoodi lõõgastuda, päevasündmuste arutamine oma kaaslase või sõbraga. Benjamin Franklin olevat igal õhtul enda käest küsinud, “Mida head ma täna tegin?”. Oma päevast kirjutamine aitab peegeldada meie mõtteid ning silma peal hoida, mis päeva jooksul tehtud on. Samamoodi töömõtetest lahti saada, kui on nö “vaba aeg”.
Kui eelnevad ideed siiski ei toimi, siis nii, nagu äratuskell aitab hommikul ärgata, peaks see aitama ka õhtul tööd lõpetada :).
Mis aitab sinul end produktiivsemaks muuta ning vähem aega töötegemisele kulutada? Mis on sinu nipid?
Originaalartikli leiad siit
